Un save the date permet d’annoncer un événement avant l’envoi de l’invitation complète. Il informe les futurs participants de la date à réserver et commence déjà à installer l’univers de la rencontre.
Pour une soirée clients, une inauguration ou un lancement de produit, un simple message dans un agenda peut suffire à transmettre l’information. Mais il ne crée pas toujours de curiosité ni d’attachement particulier à l’événement.
Un save the date original peut aller plus loin. Il peut prendre la forme d’un objet, d’une dégustation, d’une vidéo, d’une expérience digitale ou d’un petit cadeau personnalisé.
L’originalité ne doit cependant jamais rendre les informations essentielles difficiles à comprendre. Le destinataire doit identifier immédiatement l’entreprise organisatrice, la date, la nature de l’événement et l’action attendue.
Voici sept formats permettant de créer un save the date professionnel, mémorable et cohérent avec l’identité de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un save the date d’entreprise ?
Un save the date est un premier message envoyé avant l’invitation officielle.
Son rôle principal est de permettre au destinataire de réserver une date dans son agenda.
Il peut annoncer :
- une soirée clients ;
- un lancement de produit ;
- une inauguration ;
- un anniversaire d’entreprise ;
- un séminaire ;
- une convention ;
- un événement presse ;
- un salon ;
- une remise de prix ;
- une réception ;
- une journée portes ouvertes.
Le save the date ne contient pas obligatoirement tous les détails de l’événement.
Le lieu précis, le programme complet, les horaires détaillés ou les modalités d’accès peuvent être communiqués plus tard.
Il doit néanmoins contenir suffisamment d’informations pour que le destinataire puisse comprendre l’importance de la date.
Quelle différence entre un save the date et une invitation ?
Le save the date est envoyé en amont afin de bloquer la date.
L’invitation officielle est généralement plus complète.
Elle peut inclure :
- l’adresse exacte ;
- les horaires ;
- le programme ;
- le code vestimentaire ;
- les intervenants ;
- les modalités de réponse ;
- les conditions d’accès ;
- les informations pratiques.
Dans certains événements, le save the date et l’invitation peuvent être réunis dans un seul support.
Mais pour une date importante, une inauguration ou une réception réunissant des invités très sollicités, annoncer l’événement suffisamment tôt peut augmenter les chances qu’ils soient disponibles.
Quelles informations doit contenir un save the date ?
Même lorsqu’il prend une forme très créative, le support doit rester clair.
Les informations principales sont généralement :
- le nom de l’entreprise organisatrice ;
- le nom ou la nature de l’événement ;
- la date ;
- éventuellement la ville ;
- une indication sur le public concerné ;
- la mention qu’une invitation détaillée suivra ;
- un moyen de confirmer ou de manifester son intérêt si cela est déjà prévu.
La date
Elle doit être immédiatement visible.
Il est préférable d’écrire la date en toutes lettres ou dans un format sans ambiguïté.
Par exemple :
Jeudi 15 octobre 2026
Cette formulation est plus claire qu’un simple « 15/10/26 », notamment pour des invités internationaux.
L’organisateur
Le destinataire doit comprendre rapidement qui l’invite.
Le logo peut être présent, mais le nom de l’entreprise doit rester lisible si le logo est peu connu.
La nature de l’événement
Une formulation courte peut suffire :
- soirée clients ;
- inauguration ;
- lancement de collection ;
- anniversaire des 20 ans ;
- convention annuelle ;
- présentation privée.
Le lieu
La ville peut être indiquée même lorsque l’adresse exacte n’est pas encore communiquée.
Cette information aide les invités à anticiper un déplacement.
L’action attendue
Le save the date peut simplement demander de réserver la date.
Il peut également proposer :
- de confirmer un intérêt ;
- de remplir un formulaire ;
- d’ajouter l’événement à un agenda ;
- de scanner un QR code ;
- de s’inscrire à une liste prioritaire.
Pourquoi créer un save the date original ?
Pour attirer l’attention
Les professionnels reçoivent de nombreux emails, messages et invitations.
Un format inhabituel peut aider l’événement à se distinguer dans cet ensemble de sollicitations.
L’originalité doit toutefois rester compatible avec le positionnement de l’entreprise.
Pour commencer l’expérience avant l’événement
Le save the date peut donner un premier aperçu :
- du thème ;
- de l’ambiance ;
- du produit lancé ;
- de la couleur dominante ;
- du lieu ;
- de l’histoire racontée.
L’événement commence alors avant même l’arrivée des invités.
Pour créer de la curiosité
Le support peut révéler une partie du concept sans tout dévoiler.
Une saveur, un objet, une image ou une phrase peut susciter des questions et donner envie de découvrir la suite.
Pour renforcer la mémorisation
Un message associé à une action ou à une sensation peut être plus facilement mémorisé qu’une information uniquement textuelle.
Le destinataire peut :
- ouvrir un coffret ;
- goûter un produit ;
- regarder une vidéo ;
- résoudre une énigme ;
- scanner un QR code ;
- manipuler un objet.
Pour refléter l’identité de l’entreprise
Le save the date peut reprendre :
- les couleurs ;
- le ton ;
- les valeurs ;
- le niveau de gamme ;
- le secteur ;
- l’univers graphique ;
- la culture de l’entreprise.
Quand envoyer un save the date ?
Le délai dépend de la nature de l’événement.
Il faut généralement l’envoyer suffisamment tôt lorsque :
- les participants doivent voyager ;
- la date se situe pendant une période chargée ;
- les invités ont des agendas professionnels contraints ;
- l’événement se déroule sur plusieurs jours ;
- la présence de dirigeants ou d’intervenants est importante ;
- la capacité est limitée.
Un événement local organisé en soirée ne nécessite pas le même délai qu’une convention internationale.
Le calendrier doit aussi prévoir :
- l’envoi du save the date ;
- l’envoi de l’invitation complète ;
- une éventuelle relance ;
- un rappel pratique avant l’événement.
1. Le save the date digital interactif
Le format digital est l’une des solutions les plus simples à diffuser.
Il peut prendre la forme :
- d’un email animé ;
- d’une courte page web ;
- d’une invitation interactive ;
- d’un visuel ;
- d’une animation ;
- d’un bouton d’ajout au calendrier ;
- d’un mini-questionnaire.
Ses avantages
Il permet :
- une diffusion rapide ;
- une modification facile ;
- un suivi des clics ;
- une réponse immédiate ;
- une intégration à l’agenda ;
- une adaptation à plusieurs langues.
Comment le rendre mémorable ?
Le support peut intégrer :
- une animation liée à l’événement ;
- un compte à rebours ;
- un message vidéo ;
- un indice ;
- un son ;
- une révélation progressive ;
- un bouton permettant de découvrir une première information.
Les points d’attention
Le support doit rester :
- lisible sur téléphone ;
- rapide à charger ;
- accessible sans logiciel particulier ;
- compréhensible sans animation ;
- compatible avec les outils de messagerie.
Une création trop complexe peut être bloquée ou mal affichée dans certaines boîtes email.
2. La carte imprimée premium
Le courrier physique peut créer une attention particulière dans un environnement majoritairement numérique.
La carte peut utiliser :
- un papier épais ;
- un gaufrage ;
- une découpe ;
- une impression métallisée ;
- un étui ;
- une illustration ;
- une typographie spécifique ;
- un système d’ouverture original.
Pour quels événements ?
Ce format convient particulièrement :
- aux lancements premium ;
- aux événements dans le luxe ;
- aux inaugurations ;
- aux soirées clients ;
- aux anniversaires d’entreprise ;
- aux invitations VIP.
Ses avantages
La carte peut être :
- conservée ;
- posée sur un bureau ;
- transmise ;
- photographiée ;
- intégrée dans un coffret.
Ses limites
Il faut anticiper :
- l’impression ;
- la collecte des adresses ;
- la mise sous pli ;
- l’affranchissement ;
- les délais postaux ;
- les changements de destinataires.
La carte doit également comporter une solution digitale pour répondre facilement.
3. Le save the date vidéo personnalisé
Une courte vidéo permet de présenter l’événement à travers :
- le dirigeant ;
- l’équipe ;
- un intervenant ;
- un lieu ;
- une mise en scène ;
- une animation graphique.
Pourquoi utiliser la vidéo ?
Elle permet d’exprimer :
- un ton ;
- une émotion ;
- une ambiance ;
- un message personnel ;
- une partie du concept.
Comment la structurer ?
Une vidéo courte peut suivre ce déroulé :
- une phrase d’introduction ;
- la raison de l’événement ;
- la date ;
- un aperçu de l’univers ;
- une invitation à réserver la date ;
- l’annonce de l’invitation complète à venir.
Les points d’attention
La date doit également apparaître à l’écrit.
Le destinataire ne doit pas être obligé d’activer le son pour comprendre le message.
Des sous-titres sont donc recommandés.
La vidéo peut être intégrée à une page dédiée plutôt qu’envoyée directement dans un email trop lourd.
4. Le coffret mystère
Le destinataire reçoit un petit coffret contenant un indice sur l’événement.
Il peut s’agir :
- d’un objet ;
- d’un produit ;
- d’une matière ;
- d’une couleur ;
- d’une photographie ;
- d’une pièce de puzzle ;
- d’un ingrédient ;
- d’un message caché.
Quel est l’intérêt ?
Le coffret transforme l’annonce en découverte.
Il est particulièrement adapté à :
- un lancement de produit ;
- une nouvelle collection ;
- une inauguration ;
- un événement presse ;
- une soirée avec une forte mise en scène.
Exemple
Une entreprise qui inaugure un lieu en montagne peut envoyer :
- une illustration du paysage ;
- un produit local ;
- une carte indiquant la date ;
- un QR code révélant progressivement le lieu.
Les points d’attention
Le mystère ne doit pas cacher les informations essentielles.
Même si le lieu ou le thème reste secret, la date et l’identité de l’organisateur doivent être claires.
Le contenu doit être facile à comprendre sans une longue notice.
5. Le parfum cocktail comme save the date gustatif
Le parfum cocktail permet d’annoncer un événement à travers une dégustation.
Présenté dans un flacon de 10 ml, il contient une recette destinée à être découverte sous forme de vaporisation selon les indications fournies.
Le flacon peut accompagner :
- une carte ;
- un étui ;
- un coffret ;
- un QR code ;
- une invitation digitale.
Pourquoi ce format est-il adapté ?
Le destinataire ne reçoit pas seulement une date.
Il découvre une première saveur liée à l’événement.
La recette peut s’inspirer :
- de l’identité de l’entreprise ;
- du thème ;
- du produit lancé ;
- des couleurs ;
- du territoire ;
- de la saison ;
- du cocktail qui sera servi le jour de l’événement.
Comment personnaliser le flacon ?
La personnalisation peut concerner :
- le nom de l’événement ;
- le logo ;
- la date ;
- les couleurs ;
- le message ;
- le profil aromatique ;
- le packaging ;
- le QR code ;
- la version avec ou sans alcool.
Exemple de message
Réservez votre soirée du 15 octobre.
Cette première dégustation vous donne un aperçu de l’expérience à venir.
Le rôle du QR code
Il peut renvoyer vers :
- la page d’inscription ;
- une vidéo ;
- un compte à rebours ;
- une révélation ;
- un formulaire ;
- un programme provisoire ;
- l’ajout à l’agenda.
Avec ou sans alcool ?
La version sans alcool est souvent plus simple lorsque le save the date est envoyé à un grand nombre de personnes dont les habitudes sont inconnues.
Une version alcoolisée peut être pertinente pour :
- une marque de spiritueux ;
- un public adulte ciblé ;
- une dégustation encadrée ;
- un lancement directement lié à un produit alcoolisé.
La présence d’alcool doit être clairement indiquée.
6. L’objet indice ou objet utile
Un objet peut annoncer l’événement à travers sa forme ou son usage.
Il peut s’agir :
- d’une clé symbolique ;
- d’un badge ;
- d’un accessoire de voyage ;
- d’un carnet ;
- d’une pièce à assembler ;
- d’un objet lié au secteur ;
- d’un élément nécessaire le jour de l’événement.
Pour rendre l’objet pertinent
Il doit posséder un lien clair avec :
- l’événement ;
- l’entreprise ;
- le lieu ;
- le thème ;
- l’expérience future.
Un objet générique portant uniquement un logo risque de ressembler davantage à un goodie classique qu’à une invitation.
Exemple
Pour l’inauguration d’un nouvel espace, une clé symbolique peut accompagner la date et le message :
La clé de notre nouveau chapitre vous sera remise le 12 novembre.
Les points d’attention
L’objet doit être :
- compréhensible ;
- facile à envoyer ;
- suffisamment qualitatif ;
- adapté au public ;
- compatible avec le budget ;
- utile ou symbolique.
7. Le puzzle ou la révélation progressive
Le save the date peut être construit comme une petite expérience ludique.
Le destinataire doit :
- assembler une image ;
- résoudre une énigme ;
- gratter une zone ;
- ouvrir plusieurs volets ;
- scanner plusieurs éléments ;
- déchiffrer un message ;
- découvrir progressivement le lieu.
Pour quels événements ?
Ce format peut convenir :
- aux événements internes ;
- aux team buildings ;
- aux lancements créatifs ;
- aux soirées thématiques ;
- aux marques possédant un univers ludique.
Éviter une difficulté excessive
L’objectif n’est pas de tester les compétences du destinataire.
La date doit rester accessible rapidement, même si une partie du concept demande une interaction.
Une énigme trop complexe peut créer de la frustration et empêcher l’inscription.
Comment choisir le bon format ?
Selon le public
Un dirigeant très sollicité appréciera peut-être un support rapide et élégant.
Une équipe interne peut être plus réceptive à un jeu ou à une révélation progressive.
Des journalistes ou créateurs de contenu peuvent apprécier un coffret visuel lié à la campagne.
Selon le nombre de destinataires
Pour quelques dizaines d’invités, une personnalisation avancée peut être envisageable.
Pour plusieurs milliers de personnes, il faut privilégier :
- la simplicité ;
- la fiabilité ;
- les délais ;
- la gestion des données ;
- la capacité de production.
Selon le budget
Le budget doit intégrer :
- la conception ;
- la fabrication ;
- la personnalisation ;
- le packaging ;
- l’expédition ;
- la création de la page ;
- le suivi ;
- les éventuelles relances.
Un email bien conçu peut être plus efficace qu’un coffret mal exécuté.
Selon le délai
Un projet physique personnalisé demande plus de temps qu’un support digital.
Il faut prévoir :
- la validation du concept ;
- les prototypes ;
- la création graphique ;
- la production ;
- le conditionnement ;
- la collecte des adresses ;
- l’expédition.
Selon l’image de marque
Le format doit correspondre au positionnement.
Une marque sobre et institutionnelle peut privilégier une carte élégante.
Une marque créative peut choisir une expérience plus interactive.
Une marque gastronomique ou événementielle peut annoncer la date à travers une dégustation.
Comment rédiger le message ?
Le texte doit être court et immédiatement compréhensible.
Une structure simple peut suffire :
- une phrase d’accroche ;
- le nom ou le type d’événement ;
- la date ;
- la ville ;
- l’action attendue ;
- la mention qu’une invitation suivra.
Exemple pour une inauguration
Une nouvelle adresse s’apprête à ouvrir ses portes.
Réservez la date du jeudi 15 octobre 2026 à Annecy.
L’invitation complète vous sera adressée prochainement.
Exemple pour une soirée clients
Nous serions heureux de vous retrouver pour une soirée dédiée à nos clients et partenaires.
Rendez-vous le jeudi 3 décembre 2026 à Genève.
Plus d’informations à venir.
Exemple pour un lancement
Une nouvelle création est sur le point de se révéler.
Réservez votre soirée du 20 novembre 2026 à Paris.
Scannez le QR code pour découvrir un premier indice.
Exemple avec un parfum cocktail
Une première saveur pour annoncer une expérience à venir.
Réservez la date du 15 octobre 2026.
Découvrez le cocktail, puis scannez le QR code pour confirmer votre présence.
Comment intégrer un QR code ?
Le QR code doit diriger vers une page utile.
Il peut permettre :
- de confirmer sa présence ;
- d’enregistrer la date ;
- de découvrir une vidéo ;
- d’accéder à un indice ;
- de rejoindre une liste d’attente ;
- de transmettre une préférence alimentaire ;
- de choisir une version avec ou sans alcool.
Prévoir une adresse alternative
Certaines personnes ne souhaitent pas ou ne peuvent pas scanner un QR code.
Une adresse courte ou un contact doit donc être prévu en complément.
Tester le QR code
Avant la production, il faut vérifier :
- qu’il fonctionne ;
- qu’il est suffisamment grand ;
- que le contraste est correct ;
- qu’il peut être scanné sur le support final ;
- que la page est adaptée au téléphone ;
- que le lien restera actif.
Comment faciliter l’ajout au calendrier ?
Un bouton peut permettre d’ajouter directement l’événement à :
- Google Agenda ;
- Outlook ;
- Apple Calendar ;
- un autre agenda compatible.
Le fichier ou le lien doit comporter :
- la date ;
- l’horaire provisoire ou définitif ;
- la ville ;
- le nom de l’événement ;
- une note indiquant que les détails suivront.
Il faut éviter de créer plusieurs événements contradictoires lorsque l’horaire change.
En cas de modification, les participants doivent être informés clairement.
Faut-il demander une réponse dès le save the date ?
Cela dépend du niveau d’avancement.
Sans réponse immédiate
Le message peut simplement demander de réserver la date.
Cette option convient lorsque :
- le lieu n’est pas finalisé ;
- les inscriptions ne sont pas encore ouvertes ;
- la liste d’invités peut évoluer ;
- l’invitation complète suivra rapidement.
Avec manifestation d’intérêt
Le destinataire peut indiquer qu’il souhaite recevoir l’invitation.
Cette solution aide à estimer l’intérêt sans demander une confirmation définitive.
Avec inscription
Le save the date peut ouvrir directement les inscriptions lorsque les informations essentielles sont déjà connues.
Il faut alors préciser :
- le caractère définitif ou provisoire de la réponse ;
- la possibilité d’ajouter un accompagnant ;
- la date limite ;
- les modalités de modification.
Comment personnaliser selon le destinataire ?
La personnalisation peut aller au-delà du prénom.
Elle peut reprendre :
- l’entreprise du destinataire ;
- sa relation avec l’organisateur ;
- son statut de client, partenaire ou journaliste ;
- une ville ;
- une langue ;
- un produit déjà connu ;
- une invitation VIP.
Personnalisation nominative
Elle crée davantage de proximité, mais demande un contrôle rigoureux des données.
Il faut vérifier :
- les prénoms ;
- les noms ;
- les titres ;
- les entreprises ;
- les adresses ;
- les langues.
Personnalisation par groupe
Il peut être plus simple de créer plusieurs versions :
- clients ;
- partenaires ;
- presse ;
- collaborateurs ;
- invités VIP.
Chaque groupe reçoit un message adapté à sa relation avec l’événement.
Comment mesurer l’efficacité du save the date ?
L’entreprise peut observer :
- les emails ouverts ;
- les clics ;
- les scans du QR code ;
- les ajouts au calendrier ;
- les manifestations d’intérêt ;
- les inscriptions ;
- les réponses ;
- les retours directs ;
- les colis non distribués.
Ces données permettent d’ajuster :
- l’invitation complète ;
- le message ;
- la relance ;
- les informations pratiques ;
- la capacité prévue.
La mesure doit rester proportionnée et respecter les règles applicables aux données personnelles.
Comment relancer sans sursolliciter ?
Une séquence simple peut comprendre :
- le save the date ;
- l’invitation officielle ;
- une relance pour les personnes n’ayant pas répondu ;
- un rappel pratique avant l’événement.
Chaque message doit apporter une information nouvelle.
Renvoyer exactement le même visuel plusieurs fois peut réduire l’intérêt.
La relance peut préciser :
- le lieu ;
- le programme ;
- un intervenant ;
- une expérience ;
- une date limite ;
- une information logistique.
Les erreurs à éviter
Oublier la date
Un concept très créatif ne doit jamais masquer l’information principale.
Ne pas identifier l’organisateur
Le destinataire doit savoir immédiatement qui l’invite.
Créer trop de mystère
La curiosité ne doit pas se transformer en incompréhension.
Demander trop d’actions
Le save the date doit rester simple.
Envoyer trop tard
Les invités risquent d’avoir déjà d’autres engagements.
Négliger le téléphone
La majorité des supports digitaux doivent être facilement consultables sur mobile.
Utiliser un QR code non testé
Un code illisible rend une partie du support inutile.
Choisir un cadeau sans lien avec l’événement
L’objet ou le produit doit renforcer le concept.
Envoyer de l’alcool sans précaution
Une version sans alcool peut être plus universelle lorsque les destinataires sont mal connus.
Oublier l’invitation définitive
Le save the date ne remplace pas toujours les informations complètes nécessaires à la participation.
Créer un save the date gustatif avec Le Mixologiste
Le Mixologiste propose des Parfums Cocktails personnalisables pouvant être utilisés comme save the date pour un événement d’entreprise.
Présentée dans un flacon de 10 ml, la recette peut être créée pour évoquer :
- la marque ;
- le thème ;
- le lancement ;
- le territoire ;
- la saison ;
- les couleurs ;
- le cocktail qui sera servi le jour de l’événement.
Le projet peut intégrer :
- une version avec ou sans alcool ;
- le logo ;
- la date ;
- le nom de l’événement ;
- un message ;
- un QR code ;
- un étui ;
- un packaging personnalisé.
Le QR code peut renvoyer vers :
- l’inscription ;
- une vidéo ;
- le programme ;
- un compte à rebours ;
- une invitation digitale ;
- une page de révélation.
Le parfum cocktail permet ainsi d’associer une information pratique à une première expérience de dégustation.
Découvrez les Parfums Cocktails personnalisables pour créer un save the date original et gustatif pour votre événement d’entreprise. https://www.laboutiquedumixologiste.com/parfum-cocktails
Ce qu’il faut retenir
Un save the date original peut prendre plusieurs formes :
- support digital interactif ;
- carte premium ;
- vidéo ;
- coffret mystère ;
- parfum cocktail ;
- objet indice ;
- puzzle ou révélation progressive.
Quelle que soit la solution retenue, il doit indiquer clairement :
- l’organisateur ;
- la nature de l’événement ;
- la date ;
- la ville si elle est connue ;
- l’action attendue ;
- l’arrivée prochaine de l’invitation complète.
L’originalité doit servir trois objectifs :
- attirer l’attention ;
- faciliter la mémorisation ;
- donner envie de participer.
Un parfum cocktail peut répondre à cette logique en donnant un avant-goût réel de l’événement tout en intégrant la date, le message et un QR code d’inscription.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un save the date d’entreprise ?
Il s’agit d’un premier message envoyé avant l’invitation complète afin de demander aux futurs participants de réserver une date.
Quelles informations faut-il indiquer ?
Il faut au minimum préciser l’organisateur, la date et la nature de l’événement. La ville et une indication sur la suite de l’invitation peuvent également être ajoutées.
Combien de temps avant l’événement faut-il l’envoyer ?
Le délai dépend de l’importance de l’événement, des déplacements nécessaires et de la disponibilité des invités. Les événements complexes ou internationaux doivent être annoncés plus tôt.
Peut-on utiliser un cadeau comme save the date ?
Oui. Un objet, un coffret ou une dégustation peut annoncer la date, à condition que les informations essentielles soient immédiatement visibles.
Comment utiliser un parfum cocktail comme invitation ?
Le flacon peut présenter la date et le nom de l’événement. Il peut être accompagné d’un QR code renvoyant vers l’inscription, une vidéo ou l’invitation complète.
Faut-il proposer une version sans alcool ?
La version sans alcool est souvent préférable lorsque le produit est envoyé à un public large dont les habitudes ne sont pas connues.